ABC poslovnega bontona

Pomembno vlogo pri tem igra sodobni poslovni bonton, skupek osnovnih standardov vedenja, ki ustvarjajo profesionalen, spoštljiv in prijeten delovni vsakdan, pravi magistrica mednarodnih in diplomatskih študij, direktorica Lumie – Akademije vrednot Simona Lečnik Očko. Priznana strokovnjakinja, svetovalka in mentorica na področju sodobnega poslovnega bontona, protokola in učinkovite komunikacije poudarja, da je danes, v digitalni dobi in obdobju umetne inteligence, upoštevanje standardov sodobnega poslovnega bontona pomembnejše kot kadarkoli prej.

»Posamezniki, ki upoštevajo smernice sodobnega poslovnega bontona, zaradi vse pogostejšega pomanjkanja teh veščin še posebej izstopajo kot svetli zgledi. Kljub tehnološkemu napredku ostaja osebni vtis ključen, saj način izražanja, poslušanja in odzivanja na okolico še vedno vpliva na poslovne priložnosti in dolgoročne odnose.

Poslovni svet namreč temelji na ljudeh in odnosih. Spoštljiva komunikacija, obzirnost, uvidevnost in prijaznost pa ostajajo nepogrešljive sestavine uspešnega sodelovanja,« našteva Lečnik Očko in izpostavlja, na kaj je treba biti pozoren:

• • Točnost je še vedno prvi znak zanesljivosti.

Na delovno mesto in sestanke vedno prihajamo točno. Če vemo, da bomo zamudili, to čim prej sporočimo. S točnostjo izražamo spoštovanje do drugih – spoštovanje časa je ena izmed temeljnih vrednot poslovnega bontona.

• • Komunikacija: poslušajte in ne prekinjajte.

V poslovnem okolju je primerna vljudna oblika naslavljanja (vi, gospa, gospod), do trenutka, ko nam nadrejena oseba predlaga tikanje, ki ga lahko sprejmemo ali tudi odklonimo. Zelo cenjena vrlina je poslušanje brez prekinjanja sogovornikov ter jasno in spoštljivo izražanje.

• • Sproščenost? Pazite na oblačilni slog.

Čeprav so se smernice v zadnjih letih nekoliko sprostile in omogočajo več prilagodljivosti, je ključno ohranjati ustrezne standarde, prilagojene delovnemu okolju, funkciji in naravi poslovnih obveznosti.

Premišljeno izbran oblačilni slog ne odraža le profesionalnosti in osebne urejenosti, temveč izraža tudi spoštovanje do sebe, sodelavcev in organizacije ter pomembno prispeva k celostni podobi podjetja.

• • Poslušajmo in se učimo, a tudi sprašujmo.

Priporočljivo je, da na začetku čim bolj opazujemo, poslušamo in se učimo. Naj nas ne bo strah spraševati in prositi za pomoč. Na začetku kariere nihče ne pričakuje, da bomo znali vse. Pričakujejo pa spoštljiv in profesionalen odnos ter pripravljenost na učenje.

Ključne točke poslovnega bontona

a. Telefonski klic: pozor na ton glasu

Čeprav trendi kažejo, da mladi raje pišejo elektronska sporočila kot pokličejo po telefonu, je slednje še vedno potrebno in pomembno, opozarja sogovornica. Pri telefonskem komuniciranju ni pomembno le, kako se oglasimo in nagovorimo sogovornika, ampak moramo biti pozorni tudi na naš ton glasu.

»Kadar se na klic oglasimo z besedami ‘Dober dan, podjetje Akademija vrednot, Simona Lečnik Očko pri telefonu. Kako vam lahko pomagam?’, poskrbimo, da bomo slišati vljudni, zanesljivi in prijazni. K temu najbolj pripomore nasmeh na našem obrazu,« pojasnjuje. Če se izkaže, da nismo prava oseba za klicatelja, se potrudimo in poiščemo odgovor ali osebo, ki bo klicatelju lahko pomagala.

b. Ne pišite e-sporočila, ko ste jezni!

Elektronsko sporočilo naj vsebuje jasno zadevo (subject), a celotna vsebina sporočila naj ne bo zapisana v njej. Sporočilo naj bo jedrnato in profesionalno; ne pišimo esejev, ampak naj bo poslovna korespondenca jasna, poudarja sogovornica:

• • Ne uporabljajmo kratic, akronimov ali emotikonov.
  • Preden sporočilo pošljemo, preverimo tako njegovo vsebino kot to, ali je naveden pravi prejemnik.
  • Odgovori naj bodo pravočasni (v roku 24 ur) in premišljeni. Dosledno upoštevanje rokov in dogovorov krepi zaupanje.
  • Na sporočila ne odgovarjajmo v trenutkih jeze ali razburjenja.

Pozdravlja prvi, ki pride v prostor

Ob prihodu v delovno okolje je prisotne primerno pozdraviti z »Dobro jutro« ali »Dober dan«. »Ker so se pravila glede pozdravljanja s časom spremenila in sprostila, danes spodbujamo, da pozdravi tisti, ki prvi vstopi v prostor, ne glede na položaj, spol ali starost,« pravi sogovornica.

c) Bonton na delovnem mestu: zmernost pri parfumih

Pravila, ki jih moramo nujno spoštovati v poslovnem okolju:

• • Spoštujmo zasebnost sodelavcev, zato se vzdržimo osebnih komentarjev in za uporabo njihovih pripomočkov najprej prosimo za dovoljenje.
  • Komunikacija naj bo vedno spoštljiva in profesionalna, tudi v sproščenem delovnem okolju.
  • Podpirajmo kulturo spoštovanja, zato se izogibajmo opravljanju, žaljivim komentarjem in neprimernim šalam.
  • Vsak skrbi za urejenost svojega delovnega prostora in prispeva k čistoči skupnih prostorov, kot so kuhinja in sanitarije.
  • Pri uporabi najljubšega parfuma bodimo zmerni in obzirni do sodelavcev; manj je pogosto več.

Kaj cenijo delodajalci?

Čeprav so družbene spremembe, ki jih v veliki meri narekujeta tehnološki razvoj in digitalizacija, bistveno preoblikovale način komuniciranja, ostajajo temeljna načela spoštljive in profesionalne interakcije nepogrešljiva, ugotavlja Simona Lečnik Očko:

»Bonton na delovnem mestu ne pomeni togih pravil, ampak odziv na vprašanje: ‘Kako lahko z odnosom do drugih pokažem spoštovanje, profesionalnost in odgovornost?’

Vse to so lastnosti, ki jih delodajalci pri mladih zelo cenijo. Dober prvi vtis odpira vrata, dober odnos pa ohranja priložnosti.« Mlajšim generacijam, ki vstopajo v poslovni svet, svetuje, naj sodobni poslovni bonton razumejo kot strateško prednost, svobodo in praktično orodje za samozavestno, suvereno in uspešno delovanje v vseh situacijah.

Ključnih 6 dejavnikov, ki posamezniku zagotavljajo konkurenčno prednost:

1. 1. Jasna, spoštljiva in učinkovita komunikacija, ki je temelj uspešnega sodelovanja.
   2. Aktivno poslušanje in premišljeno odzivanje na sogovornike. To gradi kredibilnost in krepi medsebojno zaupanje.
   3. Izbor garderobe, ki naj odraža profesionalnost in spoštovanje do delovnega okolja.
   4. Pozdrav, pogled v oči in odprta, prijazna drža, ki vzpostavljajo pozitivno energijo ter ustvarjajo vtis samozavestne in spoštljive osebe.
   5. Iskreno zanimanje za druge in spoštovanje profesionalnih odnosov, ki odpirata vrata novim priložnostim.
   6. Integriteta in etično ravnanje, ki zagotavljata dolgoročni uspeh.