Da vam poplave ne bodo odnesle dokumentov

Povečevanje učinkovitosti, agilnosti in donosnosti ter zniževanje stroškov vodita v rast podjetja. Tako prenovimo obstoječe procese, da postanejo bolj trajnostni, avtomatiziramo ročne procese, poenostavimo upravljanje podatkov, optimiziramo uporabniško izkušnjo in zmanjšamo število človeških napak.

Z nasveti o aktualnih trendih v digitalizaciji so nam bili na voljo strokovnjaki, ki podjetjem vsak dan pomagajo pri digitalni preobrazbi poslovanja.

Top trendi in novosti

Večino trendov že poznamo, a nekateri še niso dovolj uveljavljeni in bodo v prihodnje še bolj široko zastopani v prenovi.

1. Oblaki za shranjevanje podatkov so premalo izkoriščeni.

Predvsem je pomembno, da je v oblaku dovolj prostora za vse dokumente podjetja in da so varno shranjeni. Tako lahko isti dokument uporablja in vidi več uporabnikov, ki ga iščejo v različnih bazah.

»Oblaki niso več novost, a še vedno so premalo izkoriščena rešitev v primeru dokumentnih sistemov. Na to vplivajo predvsem zadržki glede varnosti, ko je treba dokument izpustiti v oblak. A tveganje je vsaj enako, večinoma pa manjše, kot če imate dokumente shranjene na vašem računalniku ali strežniku,« pojasnjuje Davorin Plemenitaš, direktor podjetja Mikroprimar.

2. Umetna inteligenca samodejno prepoznava vsebino dokumentov.

»Za namene bolj učinkovitega upravljanja dokumentov ter optimizacije in avtomatizacije izvajanja delovnih tokov in poslovnih procesov se povečuje tako uporaba UI (umetne inteligence) kot strojnega učenja. Oboje pomaga tudi pri avtomatski klasifikaciji dokumentov, kar pospeši predalčkanje,« izpostavlja Barbara Boldin iz podjetja Mikrocop.

»UI je uporabna predvsem pri samodejnem prepoznavanju vsebine dokumentov – tudi ročnih zapisov in slikovnega gradiva, ustreznem klasificiranju in samodejnem usmerjanju dokumentov v brezpapirnem procesu, pa tudi pri samodejni izmenjavi podatkov z drugimi sistemi v organizaciji,« dodaja Plemenitaš.

3. Tehnologija blockchain za posredovanje tretjim osebam.

Vse pogosteje je uporabljena za posredovanje dokumentov tretjim osebam, ki imajo ključ, da dokument odklenejo, ali za potrjevanje raznih dokumentov.

4. Robotska avtomatizacija zaposlenim omogoča več časa.

Programska oprema in roboti prevzemajo preproste, ponavljajoče se, rutinske naloge in delujejo samostojno. Tako imajo zaposleni več časa za produktivne dejavnosti, ki ustvarjajo dodano vrednost za podjetje.

5. Kako se izboljšuje uporabniška izkušnja?.

»Nenehno izboljševanje in prilagajanje uporabniške izkušnje potrebam strank in pričakovanjem uporabnikov za lažjo uporabo in bolj učinkovito delo – še posebej v večkulturnih okoljih – je nujno,« poudarja Boldinova.

Zadeve morajo biti dostopne tudi na mobilnikih in povezljive z družbenimi omrežji, ki so vse pomembnejša tudi na poslovnem področju. Zaposleni lahko nato opravljajo bolj napredne naloge, saj jim osnovna papirologija ne jemlje več toliko časa. Iskanje dokumentov je lažje, ustvarjajo se avtomatsko, pošiljanje dokumentov poteka elektronsko in avtomatizirano; in podobno.

Kako napredna so slovenska podjetja?

»V Sloveniji je bil močan porast povpraševanja po dokumentnih sistemih zaznan v času epidemije. Z novo realnostjo in novimi hibridnimi načini dela so postale rešitve, ki vključujejo dokumentni sistem ter tudi certificirano elektronsko hrambo in optimizacijo procesov, najbolj iskane,« nadaljuje Barbara Boldin iz podjetja Mikrocop. »Od epidemije dalje so tako najbolj aktualne izboljšave v kontekstu digitalne transformacije in priložnosti za uporabo UI,« dodaja.

»Vsekakor bi morala potencial prepoznati tudi mikro in mala podjetja, saj brezpapirno poslovanje že dolgo ni več domena, ki bi bila tako s stroškovnega kot z vidika kadrovskega potenciala rezervirana samo za velika podjetja,« opozarja Plemenitaš.

Ajda Škrokov iz podjetja Reisswolf meni, da je napredek slovenskih podjetij pri uvajanju dokumentnih rešitev raznolik: »Nekatera so že napredna, druga še napredujejo. Prednjačijo finančni sektor, zdravstvo, proizvodnja, kadrovske in pravne službe, trgovina ter seveda IT-sektor.«

»Državne spodbude za podjetja, ki uvajajo dokumentne rešitve in izobraževanje s tega področja, bi pospešile digitalno transformacijo. Pregled in prilagoditve zakonodaje v zvezi z digitalizacijo bi povečale pravno varnost in uporabnost dokumentnih rešitev,« dodaja.

Poplave: povsem varnega poslovanja ni!

Zadnje poplave so nas spomnile na to, da povsem varnega poslovanja ni, saj so v vodi izginili kupi dokumentacije podjetij. Plemenitaš opozarja, da bi se enako lahko zgodilo z elektronsko hrambo, a se na tem področju vlaga veliko truda in razvoja, da se to ne bi dogajalo.

Boldinova meni, da je ena velikih prednosti dokumentnih sistemov prav varnost: »Dokumentni sistemi zagotavljajo ustrezne uporabniške pravice in različne stopnje zaupnosti vsebine, ki vplivajo na dostopnost dokumentov in s tem zmanjšujejo nepooblaščene dostope do podatkov. Praviloma omogočajo ogled vsebin neposredno v brskalniku, integracije z uveljavljenimi urejevalniki, na primer z orodji Microsoft Office, pa uporabnikom omogočajo nemoteno urejanje vsebin v znanem okolju brez potrebe po prenosu dokumentov iz sistema. Zgodovina sprememb, nadzor različic dokumentov in revizijska sled pri tem zagotavljajo preglednost in sledljivost, vse to pa prispeva k varnosti, skladnosti in odgovornosti pri upravljanju dokumentov.«

»Varnost digitalnega poslovanja je nenehen proces, zato je ključno redno pregledovanje in posodabljanje varnostnih praks ter sistemov,« poudarja Škrokova iz Reisswolfa. Našteva nekaj rešitev, za katere mora podjetje poskrbeti, preden bo prepozno.